Erfahrungen mit der Einkaufssoftware „Hivebuy“?

Jeder kennt das Gefühl aus dem privaten Alltag: Ein paar Klicks auf dem Smartphone genügen, das gewünschte Produkt liegt im virtuellen Warenkorb, und die Lieferung erfolgt oft schon am nächsten Tag. Alles ist auf maximale Bequemlichkeit und intuitive Bedienung ausgerichtet. Wechselt der Schauplatz jedoch in ein klassisches Büro eines mittelständischen Betriebes, weicht diese Leichtigkeit oft einer tiefen Frustration. Wer für die eigene Abteilung einen neuen Laptop, eine spezielle Software für das Team oder schlichtweg Büromaterial benötigt, kämpft sich häufig durch ein Labyrinth aus endlosen Formularen, starren Richtlinien und unklaren Zuständigkeiten. Mitten in dieser täglichen Zettelwirtschaft setzt ein junges Berliner Unternehmen mit seiner Lösung an, was den Markt interner Beschaffungen wohl ein bisschen aufmischt und sozusagen die Staubberge von den veralteten Strukturen pustet.

Unsichtbare Kostentreiber

Um das eigentliche Problem zu greifen, muss man die Ausgaben eines Unternehmens in zwei Lager unterteilen. Auf der einen Seite steht der direkte Einkauf. Hierbei geht es um alle Materialien, die ein Betrieb eben so benötigt, um sein eigenes Endprodukt herzustellen oder weiterzuverkaufen. Ein gutes Praxisbeispiel liefert uns das Handelsunternehmen Tennis Point. Kauft dieser Händler Tennisschläger beim Produzenten ein, um sie später im eigenen Onlineshop an Sportler zu verkaufen, handelt es sich um eine direkte Beschaffung. Dieser Bereich ist in den allermeisten Betrieben streng geregelt, hochgradig professionalisiert und wird von erfahrenen Einkäufern gesteuert. Auf der anderen Seite steht der indirekte Einkauf. Bestellt Tennis Point Werbematerialien für einen Auftritt auf einer Messe oder ordert die Buchhaltung neue Büromöbel, fließen diese Dinge nicht in das Endprodukt ein. Genau hier entsteht oft ein beachtliches Chaos. Einzelne Mitarbeiter bestellen Waren an den eigentlichen Prozessen vorbei, Budgets werden unbemerkt überschritten und die Kommunikation von internen Richtlinien gleicht einer Sisyphusarbeit. Die inzwischen nicht mehr ganz so unbekannte und wohl auch recht beliebte Einkaufssoftware von Hivebuy nimmt genau diese Schwachstelle ins Visier. Das System bündelt den kompletten Weg von der ersten Meldung eines Bedarfs bis hin zur finalen Prüfung der Rechnung in einer einzigen, übersichtlichen Plattform. Das Ziel ist hier eine völlige Automatisierung dieser ungeliebten administrativen Hürden.

Frust erzeugte Innovation

Die Köpfe hinter dieser Idee sind Bettina Fischer und Stefan Kiehne. Bevor sie den Schritt in die Selbstständigkeit wagten, sammelten beide umfassende Erfahrungen in den Finanz- und operativen Abteilungen von Großunternehmen. Fischer arbeitete schon für Branchengrößen wie pwc, rent24, Lidl und Zalando. In all diesen unterschiedlichen Stationen stieß sie auf ein wiederkehrendes Muster. Während Firmen ihre Vertriebswege perfektionieren, bleibt die interne Beschaffung oft in den Kinderschuhen stecken. Fischer fiel auf, dass ein Unternehmen wirklich nur so agil handeln kann, so auch die Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen. Die ständigen Unannehmlichkeiten, die mit schwerfälligen Bestellvorgängen einhergehen, wollte sie nicht länger als unumstößliche Tatsache hinnehmen. Aus dieser klaren Erkenntnis heraus entstand im Februar 2021 im Herzen von Berlin der Entschluss, eine Software zu entwickeln, die den indirekten Einkauf in Unternehmen radikal vereinfacht.

KI übernimmt lästige Routinen

Die neueste Entwicklung des Unternehmens zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technik den Büroalltag entlasten kann. Das Entwicklerteam hat die Plattform um mehrere intelligente Agenten erweitert, die auf Basis künstlicher Intelligenz arbeiten. Diese digitalen Helfer übernehmen operative Aufgaben weitgehend autonom, sodass der indirekte Einkauf regelrecht auf Autopilot umschalten kann. Die Erleichterung beginnt direkt beim ersten Schritt: der Meldung eines Bedarfs. Normalerweise müssen Mitarbeiter hierfür spezielle Portale öffnen oder lange E-Mails formulieren. Der sogenannte „AI Intake Agent“ ändert dieses Vorgehen drastisch. Das Personal kommuniziert den eigenen Bedarf einfach über vertraute Programme für den Team-Chat, wie etwa Microsoft Teams oder Slack. Die Software liest die kurze Nachricht, versteht den inhaltlichen Kontext, stellt bei Unklarheiten selbstständig Rückfragen im Chat und füllt alle notwendigen Felder für die Bestellung aus. Eine langwierige Schulung für ein neues Werkzeug entfällt komplett, weil die Interaktion so simpel wie eine Nachricht an einen Kollegen abläuft. Sobald der Bedarf geklärt ist, schaltet sich der „Commercial Agent“ ein. Diese Komponente analysiert die vorhandenen Angebote auf dem Markt, vergleicht Preise und wertet die bestehenden Konditionen mit Lieferanten aus. Durch diese automatische Prüfung der Preise lassen sich Einsparungen von bis zu 19 Prozent pro einzelner Bestellung realisieren. Das System nimmt dem Team die mühsame Recherche ab und präsentiert die beste Option direkt auf dem Bildschirm.

Auch die oft schleppenden Freigaben laufen automatisiert ab. Der „AI Decision Making Agent“ steuert diesen Vorgang nach fest definierten Regeln. Das Programm prüft das verfügbare Budget, ordnet die Warengruppe zu, beachtet die Abteilung des anfragenden Mitarbeiters und gleicht den Wunsch mit den internen Richtlinien ab. Wenn alle Vorgaben erfüllt sind, läuft die Genehmigung ohne jegliche manuelle Abstimmung durch. Am Ende der Kette wartet die Verarbeitung der Rechnung, traditionell ein zeitintensiver Schritt für jede Buchhaltung. Hier übernimmt der „Invoice Agent“. Die eingehende Rechnung wird automatisch ausgelesen und mit der dazugehörigen Bestellung abgeglichen. Das System kontiert den Vorgang und übergibt die sauberen Daten direkt an die angebundene Buchhaltung. Dieser Ansatz reduziert den manuellen Aufwand der Finanzteams drastisch und schließt typische Fehler beim Abtippen von Zahlen aus.

 Schneller Start ohne monatelange Projekte in der IT

Ein Argument, das viele kleine und mittlere Betriebe vor der Einführung neuer Softwarelösungen zurückschrecken lässt, ist die Angst vor langen Phasen der Implementierung. Ressourcen in der Technikabteilung sind meist knapp bemessen. Die Gründer legten deshalb vom ersten Tag an enormen Wert darauf, dass sich das Produkt der bestehenden Arbeitsumgebung anpasst. Die Einführung der Lösung erfordert kein aufwändiges Projekt für die interne IT. Das System klinkt sich reibungslos in etablierte Unternehmenssysteme ein. Es bestehen Verknüpfungen zu klassischen Programmen für die Ressourcenplanung wie SAP oder Microsoft Dynamics. Für die Finanzen gibt es direkte Schnittstellen zu Standardlösungen wie DATEV. Diese enge Verzahnung führt dazu, dass das Werkzeug oft innerhalb weniger Stunden einsatzbereit ist und reibungslos im Hintergrund arbeitet.

 Gewonnene Zeit für strategische Entscheidungen

Die positiven Effekte dieser Umstellung spiegeln sich in allen Abteilungen wider. Das Management erhält erstmals eine vollständige Transparenz über alle ausgegebenen Budgets in Echtzeit. Die laufenden Kosten für interne Prozesse sinken drastisch. Die Einkaufsabteilung wiederum wird von der ständigen Bearbeitung kleiner Routinebestellungen befreit. Wer sich nicht mehr um das Vergleichen von Preisen für Standardbüromaterial kümmern muss, gewinnt wertvolle Zeit. Diese Kapazitäten fließen in wichtige Aufgaben wie das intensive Pflegen von Beziehungen zu Lieferanten oder das Führen von harten Vertragsverhandlungen. Gleichzeitig atmet die Finanzabteilung auf. Die automatische Erfassung von Rechnungen sorgt für sauber dokumentierte Bücher und nimmt den meisten Druck aus dem operativen Tagesgeschäft. Die Belegschaft, die am Ende einfach nur schnell Arbeitsmaterial benötigt, profitiert von einer Nutzerfreundlichkeit, die den privaten Einkäufen im Internet in nichts nachsteht.

Freier Redakteur: Hannes Graubohm

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