Rechtssichere Personalverwaltung für Wirtschaftsunternehmen in Sachsen

Mit jeder neuen Legislaturperiode beginnen die Veränderungen für deutsche Unternehmen. Abhängig von der Zusammenarbeit der Bundespolitik und den Wirtschaftsvertretern folgen neue Pläne zur Stabilisierung und Förderung des Wirtschaftskreislaufs. Sachsen bildet als Bundesland keine Ausnahme und ist den Vorschriften ebenso unterlegen wie Bayern oder Niedersachsen. Recruiter in der HR-Abteilung müssen bei der Auswahl des neuen Personals sämtliche Regelungen für ein faires und transparentes Auswahlverfahren beachten und gewährleisten. Der kleinste Formfehler kann eine Beschwerde und im ungünstigen Fall eine weitreichende Klage nach sich ziehen, die das Auswahlverfahren temporär blockiert oder revidiert.

Sensible Stammdaten rechtskonform verwalten und schützen

Häufig unterlaufen Personalfehler bei der Eingabe und Sicherung der Personaldaten. Ungeachtet, ob die Person im Betrieb beschäftigt ist oder im Auswahlverfahren für die potenzielle Neueinstellung landet, muss sie der Speicherung ihrer Daten zustimmen. Für die HR-Abteilung ist die Einverständniserklärung der erste Schritt, die erhaltenen Daten nach Verordnung des Datenschutzgesetzes zu verarbeiten. Niemand, außer den Zugriffsberechtigten, darf die Daten erhalten. Weder durch die direkte Übertragung der Daten, noch durch das Abschöpfen solcher, durch einen illegalen Vorgang

und den Stammdaten gelangen im Laufe des Angestelltenverhältnisses weitere Unterlagen und Informationen. Hierdurch entsteht eine umfassende Personalakte. Sie beinhaltet den Arbeitskontrakt, Zusatzvereinbarungen, Notizen zu arbeitsrechtlichen Vorgängen, Lohn- oder Gehaltsabrechnungen sowie weitere individuelle Zusätze. Gelangen Unbefugte an diese Daten, hat das für Unternehmen schwere Rechtsfolgen, wenn ein Kläger beweist, dass das Abschöpfen durch die mangelnde digitale Sicherheit der Abteilung ermöglicht wurde.

Übersichtliche Verwaltung für schnelleren Zugriff

Primär sind es unscheinbare Fehler, die Mitarbeitenden in den Personalabteilungen unterlaufen. Um die Übersicht der gespeicherten Daten zu behalten und die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeitenden fristgerecht auszustellen, bietet es sich an, eine innovative Software einzukaufen und mit dieser die Verwaltungsarbeit zu erledigen. Sich digitale Unterstützung anzueignen, die KI-basiert die Prozesse vereinfacht und die Daten schützt, ist kein Zeichen von mangelnder humaner Fachkompetenz, sondern ein zukunftsorientierter Schritt.

Viele Firmen klagen über fehlendes Fachpersonal in den Abteilungen. Was einerseits mit dem Rückgang der Geburtenrate zu erklären ist, andererseits durch die steigende Alterung der Bevölkerung, aber auch, durch das veränderte Interesse junger Erwachsener, denen heute deutlich mehr Karriereoptionen zur Verfügung stehen als den vorherigen Generationen. Die entwickelte Software ersetzt keineswegs den Bedarf humaner Fachkräfte, sie soll ausschließlich Aufgaben übernehmen, um Arbeitsprozesse in der HR-Abteilung präzise zu steuern.

Eine unterstützende Software stellt Haufe mit seinem Personal Office Premium zur Verfügung. In der Datenbank sind sämtliche Rechtsvorschriften, Gesetze und Verordnungen integriert, die das Programm zu einem rechtssicheren Tool für Personalabteilungen machen. Erlässt die Regierung eine neue Verordnung oder wird diese zwischen den Verbänden und Gewerkschaften verabschiedet, erfasst das System die neuen Daten und integriert sie in die Software. Die Updates des Anbieters garantieren, dass sächsische Unternehmen sich die Arbeit sparen, alle neuen Vorschriften manuell einzugeben.

Digitale Personalakten sind laut Rechtsprechung verpflichtend. Ihr Schutz ebenso. Die Kombination soll bewirken, dass weniger Daten ins Unbekannte verschwinden und Vorgänge transparenter und nachvollziehbarer sind als bisher.

Software-Schulungen für Mitarbeitende im Personalwesen

Wie hoch ist der Mindestlohn? Ab wann beginnt der Mutterschutz? Welche Rechte haben Eltern in Bezug auf den Rechtsanspruch der Elternzeit? Zur Vermeidung diverser Fehler nutzen Mitarbeitende der Personalabteilungen Schulungen. Der sichere Umgang mit der Software ist ebenso ein Kernthema wie anstehende Änderungen. In dringenden Fällen unterstützen die Betreiber der Software-Lösungen ihre Kunden mit einem Sofortkontakt in Form eines Chats.

In Sachsen gelangen mehr Unternehmen zur Erkenntnis, dass der digitale Fortschritt ausbaufähig ist, im Vergleich zum internationalen Standard. Mit der digitalen Unterstützung lässt sich Bürokratie abbauen, die Vorgänge automatisieren und leichter durch das menschliche Auge kontrollieren. Unternehmern und Beschäftigten der HR-Abteilungen steht es frei, sich intensiv mit den digitalen Lösungen für die Personalverwaltung zu beschäftigen und sich für eine rechtssichere Software zu entscheiden.