Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil eines umfassenden Digitalisierungsprozesses im öffentlichen Sektor, der eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen ermöglichen soll. Ziel ist es, die Verwaltung zu entlasten, Fehler zu vermeiden und deren Effizienz zu steigern. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie künftig alle Rechnungen, die sie an öffentliche Stellen richten, im elektronischen Format übermitteln müssen. Diese Pflicht betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe, die mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten. Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht offiziell in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen, die an Bundesbehörden, Kommunen und andere öffentliche Stellen gestellt werden, im digitalen XRechnungsformat eingereicht werden. Diese Regelung gilt auch für laufende Projekte.

Übergangsfristen und Formate

Es gibt eine Übergangsregelung, um sich an das neue System anzupassen. Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen (z. B. PDF-Rechnungen) an öffentliche Auftraggeber geschickt werden – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt dem zu. Das bedeutet, dass Unternehmen bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht zwingend auf die XRechnung umsteigen müssen, wenn der öffentliche Auftraggeber dies auch akzeptiert. Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt sogar eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027. Dies verschafft besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen mehr Zeit, um ihre Prozesse und Systeme entsprechend umzustellen. Viele Unternehmer werden die nicht zu knapp bemessenen Übergangsfristen für eine schrittweise Umstellung ihrer Unternehmen nutzen und werden im Zuge dessen auch ihre Rechnungsprozesse Schritt für Schritt anpassen.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht für Behörden erfolgt etwas später als auf Bundesebene. Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle Rechnungen, die an Behörden gerichtet sind, im XRechnungsformat eingereicht werden. Diese Regelung betrifft insbesondere Unternehmen, die mit dem Land Sachsen oder sächsischen Kommunen zusammenarbeiten.

Die E-Rechnungspflicht für Bundesländer wie Sachsen gilt nicht unbedingt bundesweit einheitlich. Während die E-Rechnungspflicht auf Bundesebene schon seit 2020 besteht, haben viele Bundesländer, eigene Übergangsfristen und Vorgaben entwickelt.

Vorbereitung auf E-Rechnung?

Um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen ihre internen Rechnungsprozesse anpassen. Dies bedeutet, dass die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Unternehmer sollten Softwarelösungen prüfen, denn jede Buchhaltungbenötigt irgend eine Software, die in der Lage ist, XRechnungen zu erstellen und auch zu übermitteln. Eine Softwarelösung, sollte zur Art des Unternehmen passen und dazu auch alle relevanten Attribute bedienen, welche speziell auf die E-Rechnungspflicht abgestimmt sind, was für eine reibungsarme Umstellung sorgen kann. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine organisatorische. Mitarbeiter, die mit der Rechnungsstellung betraut sind, sollten im Vorfeld der letzten Frist zur Umstellung, entsprechend geschult werden, um mit den veränderten Anforderungen der Softwarelösungen effizient umgehen zu können.

Viele Behörden und öffentliche Stellen nutzen bereits zentrale Plattformen zur Annahme von E-Rechnungen. Es ist wichtig, dass Unternehmen wissen, wie sie ihre Rechnungen auf diesen Plattformen einreichen können, und dass ihre Systeme mit den bestehenden Schnittstellen kompatibel sind.

Testphase einplanen!

Vor der endgültigen Einführung der E-Rechnungspflicht sollten Unternehmen eine Testphase einplanen, um sicherzustellen, dass alle Systeme fehlerfrei funktionieren und die Rechnungen ordnungsgemäß übermittelt werden können.